POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE
1. INTRODUCTION
VdW International ayant son siège social situé à B-1083 Ganshoren, Avenue de Rusatira 4, avec le numéro d’entreprise BE 0422747576 est engagé à effectuer une collecte sécurisée, transparente et confidentielle de vos données personnelles et de leur traitement. Plus particulièrement, nous souhaitons protéger les informations de nos clients, sous-traitants et fournisseurs ou autres intervenants contre les pertes, fuites, erreurs, accès incorrects ou les traitements illicites.
Nous souhaitons vous informer de la collecte et du traitement de vos données personnelles au moyen de cette Politique de Confidentialité.
Nous vous demandons de lire attentivement cette Politique de Confidentialité, car il contient des informations essentielles sur la façon dont vos données personnelles sont traitées et dans quel but.
En communiquant vos données personnelles, vous déclarez explicitement que vous avez pris connaissance de cette notification de protection des données et que vous l’acceptez expressément ainsi que le traitement lui-même.
2. PORTÉE
Cette Politique de Confidentialité concerne tous les services fournis par nous et en général s’applique à toutes les activités que nous effectuons.
3. TRAITEMENT RESPONSABLE ET SES ENGAGEMENTS
VdW International ayant son siège social à Ganshoren B-1083, 4 Avenue de Rusatira et numéro d’entreprise BE 0422747576 est le contrôleur de vos données personnelles.
Lors de la collecte et le traitement de vos données personnelles, nous respectons la législation belge en matière de protection des données, ainsi que le Règlement Général des Données Personnelles (le « RGDP ») à partir de son entrée en vigueur le 25 mai 2018.
4. DONNÉES PERSONNELLES
En fonction de vos activités et de votre relation avec notre entreprise, vous nous fournissez les données personnelles suivantes : votre identité et vos coordonnées (nom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone et de portable). Pour certaines obligations légales spécifiques (enregistrement électronique des présences), il se peut que vous nous fournissiez des informations supplémentaires pour enregistrer vos présences (telles que les données d’e-ID, le numéro de Limosa).
Nous vous informons que vous portez la responsabilité de toutes les informations que vous nous fournissez et que nous nous fions à leur exactitude. Si vos coordonnées ne sont plus à jour, veuillez-nous en informer par retour de courrier Avenue de Rusatira 4, B-1083 Ganshoren ou par e-mail : privacy@vdw-int.com
Vous n’êtes pas obligé de communiquer vos données personnelles, mais vous comprenez que la fourniture de certains services ou la coopération devient impossible si vous êtes en désaccord avec la collecte et le traitement.
5. OBJECTIFS DU TRAITEMENT ET BASE JURIDIQUE
5.1 Données du client
Dans le cadre de nos services et de nos activités, nous collectons et traitons l’identité et les coordonnées de nos clients et commanditaires, de leur personnel, de leurs employés, de leurs collaborateurs et d’autres contacts utiles. Les objectifs de ces opérations de traitement sont l’exécution d’accords avec nos clients, la gestion de la clientèle, la comptabilité et les activités de marketing direct telles que l’envoi d’informations promotionnelles ou commerciales. Les motifs légaux sont l’exécution de l’accord, l’accomplissement des obligations légales et réglementaires et / ou notre intérêt légitime.
5.2 Détails des fournisseurs et des sous-traitants
Nous recueillons et traitons les données d’identité et les coordonnées, les numéros de TVA intracommunautaire de nos fournisseurs et sous-traitants, ainsi que leur potentiel sous-traitant(s), leur personnel, employés, agents et autres contacts utiles. Les finalités de ces traitements sont la mise en œuvre de cet accord, la gestion des fournisseurs / sous-traitants, les activités de comptabilité et de marketing direct telles que l’envoi d’informations promotionnelles ou commerciales. Les fondements juridiques de la mise en œuvre de l’accord, le respect des obligations légales et réglementaires (par exemple, la participation électronique obligatoire, la liste de présence ou d’autres obligations dans les marchés publics, etc.) et / ou notre intérêt légitime (par exemple pour le marketing direct). Pour l’enregistrement électronique des présences, les données e-ID ou le numéro Limosa sont également traités, le cas échéant. Pour les activités de marketing direct par e-mail (comme un bulletin d’information ou une invitation à des événements), le consentement sera toujours demandé et peut également être retiré à tout moment.
5.3 Données du personnel
Nous traitons les données personnelles de nos employés dans le cadre de notre gestion du personnel et de l’administration des salaires. Compte tenu de sa nature spécifique, ce traitement est plus largement réglementé dans une politique de protection des données pour les employés.
5.4 Autres données
Outre les données des clients, des fournisseurs / sous-traitants et le personnel, nous traitons d’autres données personnelles telle que de nouveaux clients potentiels / prospects, contacts utiles au sein de notre industrie, réseau de contacts, des réunions d’experts, etc. Les finalités du traitement dans l’intérêt de notre activités, marketing direct et relations publiques. La base légale est notre intérêt légitime ou, dans certains cas, l’exécution d’un accord.
6. DURÉE DU TRAITEMENT
Nous stockons et traitons les données personnelles pour une période qui est nécessaire en fonction des objectifs de traitement et de la relation (contractuelle ou non) que nous avons avec vous.
Les données des clients et les données des fournisseurs ou des sous-traitants seront supprimés de nos systèmes après une période de sept ans suivant la résiliation du contrat ou projet, sauf en ce qui concerne les renseignements personnels que nous devons conserver plus longtemps en fonction de la législation spécifique ou dans le cas d’un litige en cours pour lequel les données personnelles sont toujours nécessaires.
7. DROITS
Conformément aux dispositions de la législation belge sur la protection de la vie privée et aux dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données, nous vous informons que vous avez les droits suivants :
– Droit d’accès : vous avez le droit de prendre connaissance des données que nous avons à votre sujet gratuitement et de déterminer à quoi elles servent.
– Droit de rectification : vous avez le droit d’obtenir la rectification (correction) de vos données personnelles incorrectes, ainsi que de compléter des données personnelles incomplètes.
– Droit d’effacement ou restriction : Vous avez le droit de nous demander de supprimer vos données personnelles ou limiter leur traitement dans les circonstances et les conditions déterminées par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Nous pouvons refuser l’effacement ou la restriction de toutes les données personnelles qui nous sont nécessaires pour accomplir une obligation légale, l’exécution du contrat ou nos intérêts légitimes, aussi longtemps que ces informations sont nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.
– Le droit à la portabilité des données : vous avez le droit d’obtenir les données personnelles que vous nous avez fournies sous une forme structurée, actuelle et lisible par machine. Vous avez le droit de transférer ces données à une autre personne responsable du traitement.
– Droit d’opposition : Vous avez le droit de vous opposer à ce que vos données personnelles fassent l’objet d’un traitement lorsque celui-ci est basé sur l’intérêt public ou l’intérêt légitime de l’entité qui traite vos données. Veuillez-notez que vous ne pouvez pas vous opposer au traitement des données personnelles qui nous sont nécessaires pour accomplir une obligation légale, l’exécution du contrat ou nos intérêts légitimes, aussi longtemps que ces informations sont nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.
– Droit de rétractation du consentement : Si le traitement des données personnelles est basé sur le consentement préalable, vous avez le droit de retirer cette autorisation. Ces données personnelles ne seront traitées que si nous disposons d’une autre base légale.
– Décisions automatiques et profilage : nous confirmons que le traitement des données personnelles ne comprend pas le profilage et que vous n’êtes pas soumis à des décisions entièrement automatisées.
Vous pouvez exercer les droits susmentionnés en contactant VdW International.
Coordonnées :
Tél. : +32 (0)2 424 27 99
E-mail : info@vdw-int.com
Nous nous efforçons de traiter vos données personnelles de manière prudente et légitime, conformément à la réglementation en vigueur. Si, néanmoins, vous êtes d’avis que vos droits seraient violés et que nous n’aurions pas respecté vos préoccupations dont vous nous auriez fait part, vous pouvez déposer une plainte auprès de :
La Commission pour la protection de la vie privée
Rue de la presse 35, 1000 Bruxelles
Tél. +32 (0)2 274 48 00
Fax. +32 (0)2 274 48 35
E-mail : commission@privacycommission.be
Vous pouvez également vous tourner vers un tribunal si vous pensez que vous pourriez subir des dommages à la suite du traitement non conforme de vos données personnelles.
8. TRANSFERT À DES TIERS
Certaines données personnelles que nous collectons, seront transmises et éventuellement traitées par des fournisseurs de services tiers, tels que notre fournisseur IT, les services en comptabilité, les auditeurs, les services de livraison, le secrétariat social ainsi que par le gouvernement.
Il est possible qu’un ou plusieurs des tiers susmentionnés soient situés en dehors de l’Espace Economique Européen (« EEE »). Cependant, seules les données personnelles ayant un niveau de protection approprié seront transmises aux pays tiers.
Les employés, les responsables et / ou les représentants des prestataires de services ou institutions susmentionnés et les prestataires de services spécialisés désignés par ceux-ci sont tenus de respecter le caractère confidentiel de vos données personnelles et ne peuvent utiliser ces données qu’aux fins pour lesquelles elles ont été fournies.
Si nécessaire, vos données personnelles peuvent être transmises à d’autres tiers. Cela peut être le cas lors d’une réorganisation partielle ou complète ainsi que si nos activités ont été transférées ou cessées.
Il est également possible que des données personnelles soient transmises en vertu d’une décision judiciaire ou pour se conformer à une obligation légale spécifique. Dans ce cas, nous ferons des efforts raisonnables pour vous informer à l’avance de cette communication à d’autres tiers. Cependant, vous reconnaissez et comprenez que, dans certaines circonstances, cela n’est pas toujours techniquement ou commercialement réalisable ou que des restrictions légales peuvent s’appliquer.
Nous ne vendrons en aucun cas vos données personnelles ou les mettrons à la disposition des agences de marketing direct ou de fournisseurs de services similaires, sauf avec votre consentement préalable.
9. MESURES TECHNIQUES ET ORGANISATIONNELLES
Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour traiter vos données personnelles selon un niveau de sécurité adéquat et les protéger contre la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès non autorisé ou la notification par erreur à des tiers, ainsi que tout autre traitement non autorisé de ces données.
VdW International ne peut en aucun cas être tenu responsable de tout dommage direct ou indirect résultant d’une utilisation incorrecte ou illégale des données personnelles par un tiers.
10. ACCÈS PAR DES TIERCES PARTIES
En vue du traitement de vos données personnelles, nous accordons l’accès à vos données personnelles à nos employés, collaborateurs et personnes attitrées. Nous garantissons un niveau de protection équivalent en rendant exécutoires les obligations contractuelles de ces employés, collaborateurs et personnes attitrées, qui sont similaires à cette Politique de Confidentialité.
11. Nous contacter dans le cadre du RGPD
Si après avoir lu cette Politique de Confidentialité, vous avez d’autres questions ou remarques concernant la collecte et le traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter VdW International au +32 (0)2 424 27 99, soit par courrier postal à VdW International, Avenue de Rusatira 4, B-1083 Ganshoren ou par e-mail à privacy@vdw-int.com.
Nous nous réservons le droit à apporter des modifications à notre Politique de Confidentialité.
La dernière modification a été effectuée le 24 mai 2018.